Ondersteund vanuit een professioneel verzuimbeleid krijg je meer grip op de re-integratie van zieke of om andere redenen uitgevallen werknemers binnen je organisatie. Je helpt hen om spoedig en vooral duurzaam te herstellen en beschikt over een beleid waarmee je voldoet aan de Wvp (Wet verbetering poortwachter) en de regels rondom re-integratie en loondoorbetaling. Benieuwd hoe je een goed en praktisch verzuimbeleid opstelt om ziekteverzuim aan te pakken? Dan helpt onderstaand stappenplan je verder.
Wat is een verzuimbeleid?
Een verzuimbeleid wordt ook wel een ziekteverzuimbeleid genoemd en is een noodzaak voor elk bedrijf dat personeel in dienst heeft. Dankzij een goed verzuimbeleid voldoe je aan de regels uit het Arbeidsomstandighedenbesluit en beschik je over de juiste tools om ziekteverzuim te voorkomen, terug te dringen en je medewerkers op de juiste wijze te ondersteunen in hun re-integratie. De gezondheid en veiligheid van medewerkers staat daarbij altijd voorop. Dit is in het belang van werknemers, maar ook in het belang van je onderneming of organisatie.
Wat zijn de voordelen van een verzuimbeleid?
Een goed verzuimbeleid brengt je veel voordelen. Je voldoet hiermee aan je wettelijk geregelde verantwoordelijkheid als goed werkgever. Ook biedt het inzicht en grip op de situatie. Een paar voorbeelden hiervan:
- Je krijgt een beter beeld van de oorzaken en opbouw van verzuim;
- Je beschikt over procedures om kortdurend en langdurend verzuim te managen;
- Je beschikt over de juiste tools en middelen voor re-integratie en een effectievere samenwerking met je arbodienstverlener.
Waaruit bestaat een verzuimbeleid?
Een goed verzuimbeleid bestaat uit zes onderdelen. Deze onderdelen dragen elk bij aan het voorkomen, terugdringen en managen van verzuim.
1. Verzuimpreventie
Verzuimpreventie is erop gericht om (ziekte-)verzuim binnen de organisatie te voorkomen. Dit bereik je door gezonde en goede arbeidsomstandigheden te realiseren voor je personeel. Denk daarbij aan een goede balans tussen werk en privé, gezonde lunches en een sociale en veilige bedrijfscultuur waarin je werknemers zichzelf kunnen zijn. Wat ook helpt is om goed contact te onderhouden met je personeel. Door regelmatig een goed gesprek te voeren, zorg je dat de neuzen dezelfde kant op staan, dat de werknemer zich gehoord voelt en zich sterker verbindt met de doelen van je organisatie.
2. Verzuimprotocol
In een verzuimprotocol worden de processen beschreven rondom ziekmelding, verzuimcontrole, verzuimbegeleiding en re-integratie in geval van langdurige uitval. Ook beschrijf je in het verzuimprotocol wat de regels zijn voor loondoorbetaling. Door deze processen schriftelijk vast te leggen, is het voor iedereen duidelijk wat de regels en richtlijnen zijn. Ook voor de werknemer zelf. Voor de hr-afdeling maakt dit het bovendien een stuk eenvoudiger om de juiste stappen te bepalen wanneer iemand zich ziek meldt.
3. Verzuimtrainingen
Voor het terugdringen, voorkomen en managen van verzuim is specifieke kennis vereist. Door je leidinggevenden trainingen te bieden in (preventie van) ziekteverzuim, zijn ze op de hoogte van de juiste kennis en leren ze wat de wetten, richtlijnen en best practices zijn omtrent verzuim.
4. Verzuimanalyse- en registratie
Om verzuim op de juiste wijze te managen, is inzicht in cijfers erg belangrijk. Dit bereik je door een analyse te maken van verzuim binnen je organisatie. Deze analyse bestaat uit drie stappen. Allereerst bereken je de verzuimcijfers, zoals percentage, verzuimfrequentie en de gemiddelde duur van het verzuim. Vervolgens maak je de analyse naar verzuimoorzaken en welke groepen werknemers hierdoor ‘geraakt’ worden. In samenwerking met je arbodienstverlener of een specialist in verzuim kun je vervolgens je oplossingsrichtingen en aanpak bepalen. Betrek hierbij waar mogelijk je medewerkers; het is ook in hun belang, en draagvlak voor je beleid is cruciaal.
Benieuwd naar de formules om je verzuimcijfers scherp te krijgen? Lees dan verder in ons artikel over ziekteverzuim.
5. Re-integratiebegeleiding
Wanneer werknemers langdurig uitvallen door ziekte of een andere oorzaak, is inzetten op re-integratie een noodzaak. Dit kan gaan om terugkeer in het eigen werk of om eerste spoor-re-integratie, waarbij de werknemer re-integreert bij de huidige werkgever (eventueel middels jobcarving en jobcreation).
Als dat niet succesvol kan worden ingezet, volgt tweede spoor-re-integratie, waarbij de werknemer met ondersteuning van bijvoorbeeld een coach, een passende baan zoekt bij een andere werkgever. Om de re-integratie van werknemers op de juiste wijze te managen, kun je het beste een interne casemanager aanstellen of de externe hulp inschakelen van een re-integratiecoach.
6. Conflictmanagement
Wanneer een werknemer op basis van het ziekteverzuimbeleid dient te re-integreren, maar zelf van mening is dat dit (nog) niet mogelijk is, kan er een conflict ontstaan. Het is in zo’n geval belangrijk dat je de werknemer de kans geeft om een second opinion aan te vragen bij een onafhankelijke bedrijfsarts of arboarts. Dit kan onder andere via UWV, maar ook na afstemming met je eigen arbodienstverlener, die hiervoor procedures heeft. Als werkgever is het je plicht om je werknemer hier goed over te informeren.
Verzuimbeleid opstellen? Vraag om professionele hulp
CEREO helpt organisaties om meer grip te krijgen op de ontwikkeling en het welzijn van hun personeel. We gaan ook graag voor jouw organisatie aan de slag om je te helpen verzuim terug te dringen, te voorkomen en te managen. Dat doen we door je stap voor stap te helpen met het opstellen van een volwaardig verzuimbeleid. Benieuwd wat we voor je kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op voor een adviesgesprek.